Искусство манга

Задача

Наладить управление большим количеством экспонатов, поступивших из частных коллекций Японии, Китая и Европы: упорядочить информацию, оптимизировать планирование процессов и координацию выставки, увеличить производительность и ускорить работу с данными о произведениях искусства — и у линейного персонала, и у руководства.

О выставке «Искусство манга»

Коллекция — более 200 экспонатов из частных коллекций Европы, Японии и Китая: произведения искусства, рукописи, тиражная графика и артефакты, связанные с историей японских комиксов.

Масштаб — площадь более 2500 кв. метров: «Искусство манга» — самая масштабная из когда-либо проводившихся в мире выставок японских комиксов.

Куратор — Анна Пушакова, специалист по искусству Японии. Ранее работала хранителем коллекции живописи и графики Дальнего Востока в Государственном музее Востока в Москве. Была куратором выставок, посвящённых японскому искусству, как в России, так и за рубежом.

Организатор — IQ Art Management.

Решение

Внедрили базу экспонатов в Notion — с видами и уровнями доступа для разных команд.

Подготовка

База экспонатов: структура и поля

Мы начали работу с выставкой задолго до её открытия: совместно с куратором разработали единую систему хранения информации об экспонатах, которая включала все необходимые атрибуты и свойства: название экспоната, автор, год создания, размеры, описание, стоимость и другие технические поля.

В этой системе мы собирали, хранили и редактировали все данные в одном месте. Они больше не были разбросаны по разным таблицам, версии которых участникам процесса пришлось бы контролировать и бесконечно пересылать друг другу. Особенно важно это было потому, что выставка включала экспонаты из разных стран, у каждого из которых были свои особые характеристики.

Логистика: перевозка экспонатов из разных стран

Отдельной сложностью стала доставка экспонатов из разных стран на место проведения выставки в условиях тогдашней логистической ситуации.

Мы помогли организаторам: создали поля для отслеживания местоположения экспонатов и фиксации их текущего статуса на промежуточных точках.

С этой информацией процесс доставки стал понятен и виден всем участникам базы.

Каждый мог на любом этапе отследить одновременное движение десятков экспонатов.

Виды базы: доступы для этикетажа, аудиогида и каталога

Гибкая система доступа показывает специалистам только те данные, которые им нужны для выполнения задач.

Для специалистов, работающих с экспонатами, мы разработали отдельные «виды» базы, которые показывают только некоторые поля из большой базы. Таких решений было несколько:

1. Для работы с логистикой экспонатов
2. Для работы дизайнеров выставки
3. Для создания аудиогида и работы с ним
4. Для создания этикетажа и работы с ним
5. Для создания каталога выставки
6. Для страхования коллекции

Учёт экспонатов: зачем он выставке

Вести учёт произведений искусства, представленных на выставке, важно по нескольким причинам.

1. Юридические и финансовые соображенияучёт помогает организаторам защитить себя от юридических проблем и отслеживать стоимость искусства для страхования и финансовой отчётности.
2. Отслеживание перемещения произведений искусстваучёт помогает отследить их перемещение и гарантировать своевременное возвращение правомерным владельцам.
3. Архивные и исторические целизаписи о выставках могут предоставить ценную информацию для историков и исследователей, изучающих искусство и саму выставку.
4. Отслеживание состояния консервации и реставрациизаписи о выставках помогают следить за состоянием произведений, их консервацией и реставрацией.
5. Облегчение доступа для исследователейзаписи о выставках могут использоваться для доступа к произведениям искусства и их изучения, даже когда выставка закрыта.

Результат

Оцифровали работу крупнейшей выставки манги: разработали базу экспонатов с видами и уровнями доступа для разных команд, описали логику хранения, внедрили систему статусов и логистики, организовали доступ для всех участников команды. Все данные собраны в одном месте, доступны, и ими легко управлять.

«Живой рабочий инструмент, с которым можно нормально работать в выставочном ритме»

Отзыв

Когда мы начали собирать базу экспонатов для выставки, всё шло через таблицы и чаты. Было сложно даже понять, какие предметы уже отобраны, что где хранится, какие книги дублируют основные собрания, а какие нужны только для вёрстки — всё путалось.

Ребята помогли это разобрать. Сделали базу, где можно быстро отметить, какие экспонаты идут на площадку, какие — нет, где хранятся, как распределяются по группам. Теперь не надо вручную гонять списки, объяснять, кто что уже отложил, и пересылать картинки — всё видно сразу. На учёте экспонатов и подготовке каталога выставки мы сэкономили десятки часов работы.

Особенно удобно стало работать с командой, у которой нет доступа к базе: можно выгрузить, подписать, быстро передать. База структурирована и адаптирована под наш процесс. Это не «универсальное решение», а живой рабочий инструмент, с которым можно нормально работать в выставочном ритме.

FAQ