Инвестиции в недвижимость / управление проектами / Asana

Геометрия Инвест

Аудит процессов, настройка Asana для семи отделов, обучение команды и сопровождение

Заказчик: «Геометрия Инвест»
Индустрия: Инвестиции в недвижимость
Год: 2021–⁠2022

Работы

Управление проектами

Контекст

«Геометрия Инвест» — инвестиционная компания в сфере недвижимости. С каждым объектом компания проходит в основном одни и те же этапы.

Задача

Компания переходит на облачную инфраструктуру, и нужно систематизировать задачи, которые не описаны и не решаются в системе управления продажами. Руководитель должен видеть, что происходит в рабочем пространстве, а штатным сотрудникам и тем, кого привлекают на отдельные проекты, должно быть понятно, как в нём работать.

Решение

Задачу планируем решить так: настроить проекты и отчёты для мониторинга и регулярного менеджмента. Инструмент — Asana: его выбрал заказчик после консультации с нами.

Этап 1. Подготовка и аудит

Цели внедрения и план проекта в Miro

Руководителю компании важно чётко разделять ответственность за каждый процесс и быстро вовлекать компетентных сотрудников в проекты и задачи, когда с объектами возникают проблемы.

Сначала определили цели и потребности внедрения, потом собрали команду с нашей и клиентской стороны.

Мы создали план всего проекта в Miro. Можем показать вам только часть связки проекта отдела и личного проекта сотрудника — на примере юриста.

Схема в Miro: проект «Юридический отдел» с разделами от «Входящих» до «Отменено» и личный проект юриста — от «Новая» до «Отменено»; у каждого раздела цель и правила, по которым задача переходит дальше — План в Miro: как задачи из проекта юридического отдела попадают в личный проект юриста.

Аудит бизнес-процессов

Аудит показал, что контролировать нужно работу семи отделов: юридического, проектного и строительного, а также отделов разработки программного обеспечения, технической поддержки, авторского надзора и развития системы управления продажами.

Помимо проектов отделов и личных проектов сотрудников, мы выявили повторяющиеся задачи и разработали шаблоны для каждого случая.

Этап 2. Настройка Asana

Рабочие пространства семи отделов

Создали общие рабочие пространства для всех семи отделов: юридического, проектного, строительного, разработки программного обеспечения, технической поддержки, авторского надзора и развития системы управления продажами.

Шаблон проекта отделов в Asana, вкладка «Рабочий процесс»: разделы «Назначена», «В работе», «Сегодня», «Просрочено» и правила, по которым задачи в них попадают — Шаблон проекта отделов в Asana: задачи сами попадают в разделы «Назначена», «В работе», «Сегодня» и «Просрочено» по правилам.

Контроль задач сотрудников в Asana

Задачи, которые появляются в проектах отделов, распределяются между исполнителями и попадают в их личные проекты. Связки полей и правил настроены так, чтобы руководители отделов быстро понимали, на каком этапе любая задача.

Рабочий процесс проекта в Asana: восемь разделов от «Новая» до «Отменено», задачи переходят между ними по сроку выполнения и полю «Статус» — Рабочий процесс проекта в Asana: задача проходит разделы от «Новая» до «Отменено» и переходит между ними по сроку выполнения и полю «Статус».

Шаблоны проектов по объектам и портфели отделов

У «Геометрии Инвест» работа с недвижимостью в основном состоит из одних и тех же этапов, которые немного варьируются от объекта к объекту. Так появились шаблонные проекты с типовыми задачами. Их разворачивают в несколько кликов, и команде не нужно объяснять, что идёт после чего и кто за что отвечает.

Мы создали отдельный портфель для каждого отдела. В нём есть ответственный и чёткий план работы на несколько месяцев вперёд.

Одним из запросов было, чтобы руководитель компании как можно меньше работал с проектами на уровне задач. Мы свели его участие к минимуму: настроили правила, по которым он добавляется в задачу, только когда нужно его личное согласование.

Этап 3. Обучение и сопровождение

Обучение руководителей и сотрудников

Мы обучили руководителей работе в системе и получили обратную связь.

С руководителями разобрали:

Работа с проектами, портфелями и целями
Создание и организация рабочих пространств и проектов, чтобы проще управлять задачами и ответственностью
Настройка правил и связки полей
Функция «Рабочий процесс», чтобы упростить процессы и автоматизировать задачи
Настройка уведомлений, чтобы быстро реагировать на изменения в проектах
Мониторинг прогресса проектов и задач для более точного планирования и контроля
Управление доступом к проектам и задачам для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных
Аналитика для оценки производительности и улучшения рабочих процессов

Потом обучили сотрудников компании. Рассказали им, как принять приглашение, как настроить интерфейс, как заполнить свой профиль, как настроить уведомления, откуда появляются задачи, как получать уведомления и как работать с задачами.

Каждый сотрудник получил видеозапись обучения, она стала частью базы знаний компании.

Поддержка и сопровождение

На сопровождении мы полностью взяли на себя контроль за системой, чтобы она работала без сбоев и удовлетворяла все потребности компании.

Команда с нашей стороны планировала задачи по развитию системы на месяц и помогала с любыми вопросами по работе в инструменте. Мы вели учёт всех улучшений — создавали задачи и фиксировали их выполнение. Сейчас отвечаем на вопросы команды по работе в системе.

Результат

У каждого отдела есть портфель с ответственным и чётким планом работы на несколько месяцев вперёд. Проекты по объектам разворачиваются из шаблонов в несколько кликов, и команде не нужно объяснять, что идёт после чего и кто за что отвечает.

Руководитель компании подключается к задаче, только когда нужно его согласование, а руководители отделов по связкам полей и правил видят, на каком этапе каждая задача. Видеозапись обучения стала частью базы знаний компании. Сопровождение идёт до сих пор: отвечаем на вопросы команды по работе в системе.

FAQ

Как проходит внедрение системы управления проектами в компании?

Сначала определили цели и потребности внедрения Asana, собрали команду с нашей и клиентской стороны и создали план всего проекта в Miro. Аудит показал, работу каких отделов нужно контролировать. Потом настроили рабочие пространства отделов, проекты, правила и шаблоны, обучили руководителей и сотрудников и взяли систему на сопровождение.

Как вести в Asana проекты юридического, проектного и строительного отделов?

Для отделов создали общие рабочие пространства, у каждого отдела — свой портфель с ответственным и планом работы на несколько месяцев вперёд. Задачи из проектов отделов распределяются между исполнителями и попадают в их личные проекты. По связкам полей и правил руководители отделов быстро видят, на каком этапе задача.

Как вести типовые проекты по объектам недвижимости в Asana?

Работа с недвижимостью в основном состоит из одних и тех же этапов, которые немного варьируются от объекта к объекту. Поэтому сделали шаблонные проекты с типовыми задачами: они разворачиваются в несколько кликов, и команде не нужно объяснять, что идёт после чего и кто за что отвечает. Шаблоны разработали и для повторяющихся задач, которые выявил аудит.

Как делегировать задачи сотрудникам, чтобы руководитель подключался только к согласованию?

Одним из запросов было свести к минимуму работу руководителя с проектами на уровне задач. Настроили правила: руководитель добавляется в задачу, только когда нужно его личное согласование. Руководители отделов по связкам полей и правил видят, на каком этапе каждая задача.

Как обучить сотрудников работе в Asana?

Сначала обучили руководителей и разобрали с ними проекты, портфели и цели, правила и связки полей, функцию «Рабочий процесс», уведомления, доступ к проектам и аналитику. Потом показали сотрудникам, как принять приглашение, настроить интерфейс и уведомления, заполнить профиль, откуда появляются задачи и как с ними работать. Каждый получил видеозапись обучения, она стала частью базы знаний компании.

Что входит в сопровождение после внедрения Asana?

Мы полностью взяли на себя контроль за системой, чтобы она работала без сбоев. Команда с нашей стороны планировала задачи по развитию системы на месяц и помогала с любыми вопросами по работе в инструменте, все улучшения учитывали: создавали задачи и фиксировали их выполнение. Сопровождение идёт и сейчас: отвечаем на вопросы команды по работе в системе.

Услуги в этом кейсе

Управление проектами
Собираем процессы, задачи, сроки, материалы и ответственность в общей системе, чтобы команда понимала следующий шаг, а руководитель видел реальное состояние работы.
Подробнее об услуге

Другие кейсы

Я, Энди Уорхол
Выставку «Я, Энди Уорхол» готовили в Asana, amoCRM и Notion, продвигали медийной рекламой, видео и цифровой наружной рекламой, а после остановки в ноябре 2020 года перезапустили. Сайт посетили 3,44% жителей Москвы.
Сайты Брендинг Реклама
Искусство манга
Собрали в Notion базу экспонатов для выставки «Искусство манга»: больше 200 экспонатов из частных коллекций Японии, Китая и Европы, статусы перевозки и отдельные виды базы для дизайнеров, аудиогида, этикетажа и каталога.
Управление проектами Культурные проекты
rePEAR
Выездной сервисный центр по ремонту техники Apple запустили с нуля: название rePEAR, логотип и бланки, сайт и соцсети, продажи в amoCRM с телефонией и шаблонами ответов, базы поставщиков и конкурентов.
Брендинг Сайты Реклама